Рекомендации по написанию заявки на грант.

Материал подготовлен Уральским Центром поддержки НГО

.

Заявка может быть изложена всего лишь на одной странице (если таковы требования фонда) или занимать много страниц. Она может быть написана в виде письма или более формального документа. В любом случае, инструкции, предлагаемые Вашему вниманию в этой книге, помогут оценить, содержит ли Ваша заявка все необходимые данные, и насколько связно они изложены, позволят Вам лучше организовать работу над проектом. Они могут послужить стандартом для оформления Вашего проекта и в том случае, если интересующий Вас фонд не выслал Вам никаких инструкций на этот счет (так часто бывает в случае частных фондов). Но "не лезьте в их Тулу со своим самоваром!" Если фонд просит Вас следовать установленному им формату - следуйте ему.

Заявка в государственный фонд, как правило, длиннее, чем направляемая в частный. В своих рекомендациях к составлению заявок фонды указывают желательное число страниц и последовательность изложения. Довольно часто государственные учреждения в своих указаниях подробно описывают критерии оценки каждого раздела проекта. Если Вам предложено ограничить Ваш проект десятью страницами, напечатанными через один интервал, не печатайте его через два интервала, думая, что это улучшит впечатление. Скрупулезно следуйте правилам, иначе впечатление будет неблагоприятным. Вашу заявку могут отклонить просто на основании того, что Вы нарушили правила ее оформления.

Мы предлагаем универсальную форму для написания Ваших заявок. Она позволяет включить в заявку практически все возможные пункты, встречающиеся в заявках в государственные или частные фонды. Используя эту форму, Вы также сможете выработать логический подход к планированию и написанию любых проектов.

Вначале мы предлагаем Вашему вниманию короткую памятку "Из чего состоит заявка?", а затем подробнее расскажем об основных принципах написания заявок на финансирование, а также приведем критерии, которыми обычно пользуются фонды при их рецензировании. Мы надеемся, что знание критериев оценки поможет Вам при подготовке заявок.

После написания заявки перечитайте ее вновь, проверяя насколько точно она соответствует приведенным критериям. Учтите, что ни одна заявка не может удовлетворять всем критериям сразу. Старайтесь, однако, максимально точно соблюдать те критерии, которые упомянуты Вашим потенциальным источником финансирования в информационных материалах.

Из чего состоит заявка?

Титульный лист должен запоминаться.

Краткая аннотация содержит ясное и краткое описание сути заявки. Занимает полстраницы, максимум - страницу. Включает по одному - два предложения, отвечающих на вопросы: кто будет выполнять проект; почему и кому нужен этот проект; что получится в результате; как проект будет выполняться; сколько потребуется денег.

Введение содержит сведения об организации-заявителе. Объясняет, кто подает заявку, кто будет выполнять проект, и почему заявители/исполнители наилучшим образом выполнят задачи проекта (в силу своей квалификации, опыта, убеждений, репутации...). Вызывает доверие к заявителю.

Постановка проблемы описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта, и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя.

Цели и задачи дают представление, каковы же будут итоги выполнения проекта. Цель - это во имя чего предпринимается проект. Задачи - конкретный эффект, достигнуть которого требуется в ходе выполнения проекта. Задачи и результаты поддаются количественной оценке. Из этого раздела должно быть ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие изменения произойдут в существующей ситуации.

Методы. Указываются мероприятия, которые необходимо провести для достижения намеченных результатов и для решения поставленных задач. Приводится схема организации работы по проекту и календарный план. Из раздела должно быть ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.

Оценка и отчетность. Из этого раздела должно быть ясно, как Вы предполагаете оценить в конце, достиг ли проект цели, и как Вы будете контролировать процесс выполнения проекта. В какой форме Вы отчитаетесь о проделанной работе и затраченных средствах.

Дальнейшее финансирование. Содержимое раздела объясняет, каким образом, за счет каких ресурсов заявитель надеется сохранить и расширить достижения данного проекта; убеждает грантодателя в том, что после израсходования средств гранта найдутся ресурсы для поддержания данной инициативы. Раздел необходим, если предусматривается продолжение работ по проекту по окончании срока действия гранта.

Бюджет. Пояснения к бюджету. Раздел содержит список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий; отвечает на вопросы: сколько денег требуется от грантодателя, из каких источников будут получены все остальные требующиеся для выполнения проекта ресурсы, и на что они будут потрачены. Приложения включают дополнительные материалы, поясняющие содержание заявки.

Титульный лист

Титульный лист служит визитной карточкой Вашего проекта. Он должен на одной странице содержать всю необходимую для донора информацию. Часто фонды сами задают форму титульного листа. В этом случае Вы просто должны аккуратно заполнить бланк. Эта форма может содержать, например, следующие пункты:

Название проекта должно быть броским и кратким. Оно может быть достаточно общим, например "Дети Природы", или может содержать подзаголовок, например:

Дети Природы

Создание новых методик внеклассного экологического воспитания трудных подростков

Пример плохого названия:

Охрана редких видов хищных птиц на примере популяций орлана-белохвоста Восточного Подмосковья

Отработка новых методик учета, обработки данных и разработка рекомендаций по усилению охраны местной популяции редкого вида хищных птиц

Организация-исполнитель - название организации(ий), выполняющей проект, ее (их) адрес, телефон и номер расчетного счета (если он есть). В этом же разделе отдельной строкой указывается организация-заявитель, если это не одна и та же организация, и/или поддерживающая организация. Например, проект будет выполняться конкретной лабораторией (исполнитель) Института Лесного Хозяйства, однако заявка будет подаваться от всего института (заявитель) в целом. Поддерживающая организация - правительственное учреждение или известная межправительственная или неправительственная организация, которая содействует выполнению проекта, ее полное наименование и адрес.

Разумеется, указывать названия организаций в проекте Вы имеете право только по предварительной договоренности и с согласия их руководителей.

Руководитель проекта - указывается Ф.И.О., звание, должность, адрес, телефоны, номер факса, адрес электронной почты (E-mail) и т.д. Именно с этим человеком будет связываться Ваш донор, если потребуется дополнительная информация. Руководитель отвечает за выполнение проекта и несет ответственность перед донором за эффективность использования средств. Предполагается, что проект составлен руководителем. Если это не так, то следует отдельной строкой указать автора, либо авторов проекта. Руководитель должен быть один.

География - указывается город, область, государство, где будет проходить работа по проекту.

Срок выполнения проекта - обычно исчисляется в месяцах не более чем на один-два года. Фонды, как правило, не финансируют долгосрочные проекты. Если проект не может быть выполнен за 2-3 года, заявки на последующие стадии пишутся отдельно и подаются позже.

Стоимость проекта - здесь указывается требуемый объем финансирования на весь срок или на первый год выполнения проекта (обычно в долларах США). Кроме того, нужно указать полную стоимость проекта (включая Ваш собственный вклад и средства, полученные из других источников).

Аннотация заявки

Аннотация - краткое, не более 1 стр., изложение проекта, повторяющее все части полной заявки. Это одна из важнейших частей заявки. Большинство рецензентов вначале читают лишь аннотацию, и, если она нравится, переходят к чтению полной заявки. Поэтому аннотация должна быть предельно ясной, сжатой, конкретной и выразительной.

Если заявка небольшая (3-5 стр.), то резюме в один абзац прямо на титульном листе вероятно будет достаточно. В случае более объемной заявки аннотацию полезно поместить на первой странице, сразу за титульным листом. Из нее должно быть понятно, кто Вы, каков масштаб Вашего проекта и его стоимость. Не забудьте указать цели и задачи проекта, методы, которые Вы предполагаете использовать, сроки выполнения.

Из каждого последующего раздела заявки в аннотацию должно попасть по одному - три предложения. Некоторые рецензенты будут читать только аннотацию, так что не поленитесь написать ее хорошо. Пишите резюме или аннотацию в последнюю очередь, когда все последующие разделы уже написаны. Это позволит охарактеризовать в аннотации Ваш проект с максимальной четкостью.

Критерии оценки аннотации:

1)      Аннотация дает ясное и краткое описание заявки. Рекомендуемый объем: 1 абзац (3-10 строк - короткая заявка) - 1 страница (длинная заявка).

2)      Включает по крайней мере одно предложение о заявителе (кто будет выполнять проект) и о его прежних достижениях.

3)      Включает по крайней мере одно предложение о проблеме (почему нужен проект).

4)      Включает по крайней мере одно предложение о целях и задачах проекта (что получится в результате).

5)      Включает по крайней мере одно предложение о методах и ресурсах (как будет выполняться проект).

6)      Указывает полную стоимость проекта, собственный вклад заявителя и запрашиваемую сумму (сколько требуется денег).

7)      Кратко - не более 200-300 слов (1 стр.), и ясно.

8)      Интересно - привлекает внимание читающего.

Введение

В этой части заявки Вы рассказываете про вашу организацию. Как правило, гранты выдаются, исходя из репутации организации-заявителя, а не только из оценки качества самого проекта. Фонды предпочитают иметь дело с известными им и надежными партнерами. В первую очередь фонды стремятся оказать поддержку тем организациям или лицам, с кем они уже имели дело в прошлом. Во Введении Ваша задача - доказать, что Вы действительно в состоянии с пользой потратить средства и справиться с проектом. Вы должны завоевать доверие донора.

Что вызовет у донора доверие к Вашей организации? Поскольку у разных доноров разные требования, то и выбирать доноров надо по их возможной заинтересованности в организациях типа Вашей и в проектах, сходных с Вашим. Используйте Введение для обоснования связи между своими интересами и интересами донора. Что Вы можете сообщить о себе во Введении?

·         цели и задачи Вашей организации;

·         сколько времени она существует, как развивалась, каковы Ваши финансовые ресурсы;

·         уникальность Вашей организации, в чем Вы были первыми в стране, в регионе, в вашей области интересов.

·         Ваши наиболее значительные достижения, или, если организация создана недавно, достижения попечителей или сотрудников на месте их прежней работы;

·         оценки результатов прежних проектов, подобных предлагаемому;

·         прецеденты финансовой поддержки, получаемой Вами из источников, помимо фонда, в который Вы обращаетесь, с приложением писем поддержки.

Последний пункт особенно важен. Если Вы когда-то раньше уже получали грант от какой-либо организации и аккуратно отчитались в конце срока выполнения проекта, то это - Ваш большой плюс! Очень часто фонды выделяют сначала небольшой пробный грант, а затем, если все в порядке, оказывают более серьезную поддержку.

Мы настоятельно рекомендуем Вам вести запись всех Ваших достижений, чтобы использовать эту информацию во Введении к каждой Вашей заявке. Храните вырезки из газет о Вашей организации, письма из других учреждений и от частных лиц, одобряющих Вашу деятельность, отклики клиентов. Включите сюда же высказывания крупных политических деятелей или выдающихся ученых в Вашей области, привлекающие внимание общественности к проектам, подобным Вашему. Сделайте это, даже если указанные лица не упоминают именно Вас, а лишь говорят о постановке проблемы в целом. Например, включив в заявку цитату из правительственного отчета о том, что проекты, напоминающие Ваш, могут наиболее эффективно решать поставленные задачи. Используйте доверие к признанным авторитетам для поддержки Ваших собственных идей.

Не забудьте заранее составить четкое описание своей организации, поместив его в приложении к заявке. Вы сэкономите место во Введении и быстрее перейдете к следующему разделу. Помните, что для получения гранта доверие к Вам, если Вы сумеете внушить его своим Введением, может оказаться важнее, чем остальная часть заявки. Запасайтесь доверием! Однако здесь, как и всюду, будьте по возможности кратки и точны. Избегайте употребления специальных терминов и пишите проще. Рекомендуемый объем: 0.5-2 стр.

Критерии оценки введения:

1.         Введение содержит сведения об организации-заявителе и об уровне компетентности автора проекта и квалификации (надежности) персонала.

2.         Ясно, кто написал заявку, и кто будет выполнять проект.

3.         Описывает род деятельности, цели и задачи организации-заявителя.

4.         Поясняет, почему именно Ваша организация должна работать по проекту.

5.         Описывает, чьим нуждам и как служит Ваша организация.

6.         Сообщает о наличии достижений и подтверждает это с помощью статистических данных, писем поддержки и других документов.

7.         Подтверждает репутацию Вашей организации.

8.         Свидетельствует о наличии уровня компетентности, достаточного для выполнения задач (исследований, обучения и др.).

9.         Логически подводит к разделу «Постановка проблемы».

10.     Раздел краток насколько возможно, интересен и не содержит профессионального жаргона.

Постановка проблемы или обоснование потребности

Из введения донор должен был уяснить себе сферу Ваших интересов - над чем Вы работаете. Теперь Вы должны точно изложить конкретную проблему, которую Вы собираетесь решить с помощью Вашего проекта.

В этом разделе описывается ситуация, побудившая Вас приступить к разработке проекта. Вы должны объяснить, зачем нужен Ваш проект. Описываемая проблема должна отражать объективную ситуацию, т.е. проблемы вне Вашей организации - из жизни Ваших клиентов, местных жителей, города или страны. Формулировка проблем не должна отражать внутренние потребности Вашей организации, за исключением случаев, когда Вы ищете средства для повышения эффективности собственной работы. В частности, отсутствие у Вас денег - это не проблема. Это очевидно из самого факта обращения за финансовой помощью. Важно ответить на вопрос, для решения какой проблемы Вам нужны деньги. На что Вы направите полученные Вами средства?

Этот раздел можно назвать "Постановка проблемы", если Вы собираетесь, например, бороться с размещением вблизи Вашего города завода по утилизации ракетных двигателей. "Обоснование потребностей" скорее относится к менее осязаемым предметам: например, организации программ природоохранного просвещения взрослых жителей в сельской местности вокруг заповедника. Разумеется, такие программы не менее важны, чем проекты предыдущего типа, они просто используют другой подход, не вполне соответствующий модели «решения проблем». В данном случае вместо разделов II. Постановка проблемы и III. Цели и Задачи более подойдут II. Потребности и III. Удовлетворение потребностей.

Не считайте, что все хорошо осведомлены о серьезности Вашей проблемы. Старайтесь писать в расчете на читателя, впервые в жизни слышащего о такой проблеме. Никогда не употребляйте редких терминов, не разъяснив попутно их значения.

Возможно, что Ваш донор хорошо осведомлен о важности проектов Вашего типа, тем не менее, потребуются дополнительные доказательства Вашей компетентности в данном вопросе. Включите в проект соответствующие статистические данные, процитируйте выступления представителей органов власти (особенно местных) и обзорные научные работы, докажите, что Вы действительно собираетесь решить конкретную задачу. Таблицы и схемы, скорее всего, не увлекут читателя, поэтому приберегите их для приложения. Лучше всего привести ряд наиболее эффектных данных, наглядно иллюстрирующих ситуацию. Твердо знайте, что означают приводимые Вами цифры. Не увлекайтесь цитатами - двух источников в этом разделе в большинстве случаев будет достаточно.

Помните, что постановка проблемы - не аналитическая научная статья! Сознательно исключайте все специальные термины, понятные лишь специалистам. Избегайте наукообразных оборотов. Ваша задача заинтриговать читателя, а не повысить его образовательный уровень.

В разделе «Постановка проблемы» Вы должны:

·         логически связать задачи, выполняемые Вашей организацией, с проблемами, которые Вы собираетесь решить;

·         четко определить весь круг проблем, над которыми Вы собираетесь работать;

·         убедить читателя в том, что Ваша задача в принципе выполнима, то есть ее можно решить в реальный срок с имеющимися ресурсами, потратив определенную сумму;

·         подтвердить насущность проблемы с помощью дополнительных материалов - статистических данных, групповых заявлений, частных писем от Ваших клиентов и профессионалов, работающих в Вашей области и др.;

·         быть реалистичным - не пытаться решить все мировые проблемы в ближайшие полгода.

Рекомендуемый объем: в большинстве случаев 1-3 стр.

Критерии оценки раздела "Постановка проблемы":

1.         Описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта.

2.         Ясно, какие обстоятельства побудили авторов написать проект.

3.         Насколько проблема выглядит важной и значимой для читателя (представляет неординарный случай)?

4.         Насколько связана с целями и задачами организации-заявителя?

5.         Разумность масштаба работ - не делаются ли попытки решить все мировые проблемы сразу?

6.         Поддерживается статистикой, ссылками на авторитеты в данной области и ключевые литературные источники (1-5), советами экспертов.

7.         Сформулирована с точки зрения тех, чьим нуждам служит заявитель, а не самого заявителя.

8.         Раздел не содержит голословных утверждений.

9.         Содержит минимум научных и иных специальных терминов, интересен для чтения и краток (насколько возможно).

Цели и задачи проекта

Цели - это наиболее общие утверждения типа: прекратить сбор и продажу редких видов дикорастущих растений; создать систему психологической реабилитации участников военных конфликтов и их адаптации в мирную жизнь.

Утверждения подобного рода не могут быть оценены количественно. Их главное назначение - показать тип проблемы, с которой имеет дело проект. Тем самым цели отличаются от задач.

Цели могут быть краткосрочными и долгосрочными. Обычно достижение долгосрочной цели будет зависеть от достижения ряда краткосрочных целей. При двух и более краткосрочных целях Вы должны четко указать, как они увязаны друг с другом и с долгосрочными целями.

Задачи - конкретные и поддающиеся измерению возможные изменения ситуации, которую Вы описывали в разделе «Постановка проблемы». Эти изменения (улучшения) произойдут в результате осуществления Вашего проекта. Если каждый раз при написании задач проекта Вы будете рассматривать их в этом ключе, то легко поймете, как они должны выглядеть.

Таким образом, задачи должны быть максимально конкретизированы. В них должны содержаться количественные данные о степени полезности проекта. Такие количественные данные называются показателями. Показатели - инструмент, позволяющий точнее определить и разъяснить цели и задачи проекта и измерить его эффект. Когда мы говорим в проекте об "усилении", "улучшении" и "увеличении" чего-либо, то не ясно, какой конкретно результат позволит считать задачи выполненными, проект осуществленным. Для того чтобы не быть голословным, и нужны показатели. Утверждать, что эффект нельзя измерить, что Вы не можете подобрать нужных показателей, равносильно признанию, что проект не даст заметного эффекта.

Задачи всегда указывают на конкретный результат. Например, результатами проекта могут быть: доклад об оценке ситуации, доклад на совещании, научная публикация, учебник, оформленная экспозиция, снятый и смонтированный кинофильм, обученный персонал. Рекомендуемый объем: 0.5 - 1 стр.

Критерии оценки раздела "Цели и задачи":

1.         Описываются предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке. Цель - общий итог. Задачи - конкретные частные результаты и они заметно отличаются друг от друга.

2.         Из раздела ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие произойдут изменения в существующей ситуации.

3.         Насколько цели и задачи логически вытекают из постановки проблемы.

4.         По каждой проблеме, сформулированной в предыдущем разделе, имеется, по крайней мере, одна четкая задача.

5.         Вероятность того, что в результате выполнения проекта задачи будут решены.

6.         Цели в принципе достижимы и результаты поддаются измерению.

7.         Из раздела ясно, кто извлечет пользу от выполнения проекта.

8.         Указывается срок достижения целей.

9.         Язык ясен и четок.

10.     Постановку задач авторы не путают с методами их решения.

Методы

К этому моменту Вы уже рассказали Вашему предполагаемому донору о том, кто Вы, над чем Вы собираетесь работать, каковы Ваши цели, достижение которых обещает разрешить проблему или смягчить ее остроту. В данном разделе Вы должны достаточно подробно описать те виды деятельности (мероприятия), которые необходимы для получения желаемых результатов с помощью имеющихся и запрашиваемых ресурсов.

Из этого раздела читающему должно стать ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы (исполнители, помещение, оборудование и др.) будут привлечены.

Существует два главных вопроса, которые должны быть разъяснены в этом разделе:

1.         какова Ваша стратегия в достижении желаемых результатов?

2.         почему Вы выбрали именно ее из всех других возможных?

Ответ на последний вопрос потребует от Вас знания аналогичных Вашему проектов. Кто еще работал по Вашей проблеме в Вашем районе или где-либо еще? Какие методы применялись ранее и применяются сейчас и с какими результатами? Другими словами. Вы должны  обосновать Ваш выбор методов. Рассмотрение альтернатив - важный аспект Вашей методологии. Демонстрируя Ваше знакомство с аналогичными работами и объясняя Ваш выбор используемых средств, Вы приобретаете больше доверия в глазах донора. Важно, чтобы Вы показали себя компетентным во всех разделах заявки. Ваш подход к решению проблемы должен выглядеть для рецензента привлекательным. Реалистичный и обоснованный проект произведет нужное впечатление. Нереалистичный проект не спасут самые благие намерения.

Примеры мероприятий: семинар, подготовка, издание и распространение брошюры, опрос местных жителей, съемка популярного фильма и т.д.

Помимо перечня мероприятий Вы можете проиллюстрировать данный раздел также оргсхемой, календарным и рабочим планами. Их можно либо вставить непосредственно в раздел, либо поместить в приложении.

Очень важно различать задачи и методы! Если Вам трудно сразу различить задачи и методы, попытайтесь представить, чем Вы будете заниматься через год - два. Какие бы Вы хотели увидеть изменения, какие различия между существующим положением дел и будущим? Подобное изменение ситуации и может явиться задачей Вашего проекта, а способы, которыми Вы станете добиваться этих изменений, Вы можете отнести к методам. Рекомендуемый объем: 1- 4 стр., редко более.

Критерии оценки раздела "Методы":

1.         Из раздела ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.

2.         Указывается разумно ограниченный набор мероприятий, которые могут быть выполнены в срок и в пределах общей стоимости проекта.

3.         В разделе ясно описываются мероприятия в рамках программы.

4.         Понятны причины выбора именно таких мероприятий.

5.         Понятна и убедительна предлагаемая последовательность выполнения мероприятий.

6.         Ясен состав разработчиков.

7.         Описываются состав и обязанности исполнителей программы.

8.         Описывается, кому служит данный проект и принципы подбора этих людей, групп, объектов.

9.         Естественность логической цепочки: проблема - цель - задача -метод.

Оценка и отчетность

Включение в заявку способов оценки Вашего проекта необходимо по двум причинам. Во-первых, чтобы оценить степень эффективности работы в целом и понять, насколько удалось достичь поставленных целей. Подобное действие называется оценкой результатов.

Во-вторых, может возникнуть необходимость получить сведения о ходе проекта, осуществлении различных его этапов, чтобы можно было откорректировать проект непосредственно в ходе выполнения. Такая оценка называется оценкой хода работы или мониторингом.

Все это даст Вам возможность по завершении проекта отчитаться перед донором о проделанной работе и о затраченных средствах.

Оценка результатов

По окончании Вашего проекта в процессе оценки результатов Вы должны будете определить:

·         насколько достигнуты цели проекта;

·         насколько по окончании проекта изменилась ситуация, описанная в разделе "Постановка проблемы";

·         не имел ли Ваш проект какого-либо важного положительного или отрицательного эффекта, не учтенного ранее;

·         хорошо ли были подобраны средства (методы);

·         какие факторы способствовали успеху проекта и какие мешали достижению цели;

При написании заявки следует указать, кто и каким образом даст ответ на вышеприведенные вопросы. Будет ли проект оцениваться только Вами, или предполагается проведение проверок, инспекций, экспертиз со стороны вышестоящих или сторонних организаций? Как о Вашей оценке узнает донор? Укажите критерии, которые Вы предполагаете использовать для оценки.

Задачи, поддающиеся измерению, готовят почву для эффективной оценки. Если, при написании этого раздела, Вам сложно определить, какие критерии лучше использовать в оценке проекта, заново просмотрите цели и задачи. Вероятно, они недостаточно конкретны.

Часто на оценку результатов влияет субъективизм. Он особенно заметен, если Вы сами оцениваете результаты своей работы, чувствуя, что от видимых хороших результатов зависит Ваше дальнейшее финансирование.

Один из способов достичь более объективной, а зачастую и более профессиональной оценки - попросить какую-нибудь постороннюю организацию сделать оценку за Вас. Иногда возможно, чтобы такая организация сама предложила план оценки, подходящий для представления донору как часть Вашей заявки. Это не только обеспечит более объективную оценку, но и повысит доверие к Вам.

Мониторинг

Мониторинг - это непрерывный контроль за ходом выполнения проекта. В процессе мониторинга руководитель проекта собирает информацию о соблюдении графика работы, поступлениях ресурсов и других предпосылках (т.е. о внешних по отношению к проекту условиях), проверяет, имеет ли место предполагавшийся эффект. По этим данным в любой момент времени Вы должны знать, выполняется ли проект в соответствии с планом.

Важно выстроить план мониторинга уже в заявке и начать оценку проекта с самого старта. Начать мониторинг, когда работа близка к завершению, трудно, так как к этому моменту ряд ценных данных о ходе проекта может быть уже упущен.

Отчетность

Письменные и устные отчеты могут быть предназначены для донора, контролирующей или поддерживающей организации, государственных контрольных органов или для руководителей Вашей организации. Содержание и порядок представления отчетов оговариваются в договоре, заключаемом с донором при получении гранта.

Заключительный отчет, характеризующий степень достижения целей и выполнения задач, представляется в установленный срок по завершении проекта руководству Вашей организации и донору. Кроме него могут представляться промежуточные (квартальные, полугодовые, годовые) отчеты.

Кроме общего отчета по проекту могут предоставляться также финансовый, а иногда - научный и некоторые другие отчеты. Финансовая отчетность обычно ведется в соответствии с законодательством государства, в котором находится Ваша организация. Фонды также указывают свои требования к финансовому отчету, часто достаточно подробные.

Полученные в ходе проекта материалы, оформленные в виде публикаций, карт, фотоальбомов, кино- и видеофильмов и др. также могут использоваться как отчетные материалы.Рекомендуемый объем: 0.5 - 1 стр.

Критерии оценки раздела "Оценка и отчетность":

1.         Из раздела ясно, как Вы предполагаете оценить в конце, достиг ли проект цели, и как Вы будете контролировать процесс выполнения проекта.

2.         Каков план оценки степени достижения целей (насколько точно достигнуты цели).

3.         Каков план оценки и корректировки методов в процессе выполнения проекта (как будет контролироватося процесс выполнения проекта).

4.         Достаточно ясно, кто будет проводить оценку и как эти люди (организации) будут отбираться.

5.         Четкость установленных критериев успеха проекта.

6.         Описывается, как будут отбираться данные, и процесс их анализа.

7.         Объясняется, какие способы анализа будут применяться (ревизии, . инспекции, вопросники).

8.         Указывается форма отчетности.

Дальнейшее финансирование

Учтите: ни один донор не горит желанием Вас "усыновить". Фонды обычно желают знать, откуда Вы возьмете средства по окончании периода, обеспечиваемого грантом. Если Вам потребуются деньги для организации некоторой новой программы или для реорганизации уже существующей, то что Вы будете делать, когда деньги кончатся?

Заверений, что Вы будете стремиться найти нового донора, недостаточно. Вы должны представить план, который, насколько возможно, убедил бы донора, что у Вас будет достаточно средств по истечении срока предоставления гранта. Если Вы сейчас стеснены в средствах, то что будет потом, когда Ваша программа будет на полном ходу? Может быть, нынешнее финансирование вообще не пойдет Вам впрок, если в будущем году Вам потребуется запрашивать еще большие суммы.

Какие возможны источники финансирования по окончании проекта? Найдутся ли местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование, если Ваш проект окажется успешным? Можете ли Вы получить письменное подтверждение такой готовности? Способен ли сам проект дать необходимые средства - например, за счет платы за услуги, предоставляемые в рамках проекта, обеспечения клиентов информацией и т.п.? Существуют ли какие-либо третьи организации (лица), способные оплачивать услуги, которые Вы предоставляете Вашим клиентам? Собираетесь ли Вы заниматься поиском иных источников финансирования? Наилучший план будущего финансирования - план, не требующий последующей поддержки от донора.

Рекомендуемый объем: 0.5-1 стр.

Критерии оценки раздела "Дальнейшее финансирование":

1.         Представлен конкретный план получения финансирования в будущем.

2.         Описывается, будут ли получены средства из других источников и как именно.

3.         Заявитель минимально полагается на дальнейшую поддержку донора.

4.         Имеются рекомендательные письма и письма поддержки.

Бюджет

Бюджет, или смета расходов, - возможно, самая главная часть заявки. Не всегда требуется подробно описывать существующую проблему, не все доноры дотошно интересуются применяемыми Вами методами, однако бюджет просматривают все.

Разные фонды предъявляют разные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные. Предлагаемый Вашему вниманию пример бюджета удовлетворит большинство организаций, и с небольшими изменениями может быть использован для обращения как в частные, так и в государственные инстанции. Рекомендуемый нами бюджет состоит из трех разделов:

1.      Оплата труда

2.      Основные прямые расходы

3.      Непрямые расходы

Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы "Цели и задачи" и "Методы" для выработки подходящего плана. Вам необходимо учесть все, на что Вы будете тратить деньги (ресурсы), а также основные факторы, влияющие на размеры расходов.

Прежде чем Вы начнете распределять деньги по статьям бюджета, внимательно изучите налоговое законодательство и особенности финансовой отчетности, принятые в Вашей стране (районе и т.д.), чтобы не оказаться в ситуации, когда половина полученных Вами денег уйдет на непредвиденные налоги и выплаты.

Вот примерный перечень статей расходов и требующихся ресурсов:

Люди: штатные работники + эксперты + консультанты + контракты с другими организациями.

Оплата труда: зарплата + стоимость контрактных услуг + налоги + уровень инфляции.

Помещение: оплата аренды (покупки) + коммунальные платежи.

Командировочные и транспортные расходы: цена билетов на самолет, поезд и т.д. + суточные + цена жилья в гостиницах + уровень инфляции.

Приведенные статьи расходов не соответствуют российским нормам бухгалтерского учета, поэтому такой бюджет не может быть представлен, например, в налоговую инспекцию.

Оборудование: цены + цена расходуемых материалов + уровень инфляции.

Отчет: оплата редактирования + оплата перевода + оплата печати.

Рассылка и связь: почтовые расходы + расходы на факс, телефон, электронную почту.

Вот как мы предлагаем составить бюджет:

1. Оплата труда

Зарплата и гонорары

В этот раздел запишите всех работников с указанием должностей, как работающих на постоянной основе, так и временно (неполный рабочий день). В последнем случае укажите долю рабочей недели в процентах, за которую работник получает зарплату.

Не включайте в этот раздел оплату услуг консультантов, оплату разовых и прочих услуг (см. раздел "Консультативные и контрактные услуги").

Как это выглядит в готовом бюджете? Предлагаем Вам следующую форму записи. Если Вы принимаете на работу координатора проекта с окладом 200 долларов в месяц, работающего на полную ставку (100%), на весь период предоставления гранта (12 месяцев) и просите фонд полностью оплатить его работу, то это будет выглядеть так: